on 04-Sep-2024 (Wed)

CONCEITOS FUNDAMENTAIS E INTRODUTÓRIOS

O que é Administração?

Para Chiavenato, administração significa subordinação e serviço, ou seja, “aquele que realiza uma função abaixo do comando de outrem, isto é, aquele que presta serviço a outro”.

Segundo ele, a “administração constitui a maneira pela qual se utilizam os diversos recursos organizacionais – humanos, materiais, financeiros, de informação e de tecnologia – para alcançar objetivos e atingir elevado desempenho por intermédio das competências disponíveis”.

Administrar, para Chiavenato, “não significa executar tarefas ou operações, mas sim fazer com que elas sejam executadas por outras pessoas em conjunto. O administrador não é aquele que faz, mas sim o que faz fazer.

A administração faz as coisas acontecerem por meio das pessoas para conduzir as organizações ao sucesso”.

Maximiano, por sua vez, explica que administração é “um processo dinâmico de tomar decisões sobre a utilização de recursos, para possibilitar a realização de objetivos”

Chiavenato reúne uma série de conceitos de administração, na visão de diversos renomados autores. Vejamos: -Administração é o processo de planejar, organizar, liderar e controlar o trabalho dos membros organizacionais e de utilizar todos os seus recursos disponíveis para alcançar objetivos organizacionais estabelecidos 5 . -Administração é o processo de alcançar objetivos pelo trabalho com e por intermédio de pessoas e outros recursos organizacionais 6 . -Administração é o processo de planejar, organizar, liderar e controlar o uso de recursos para alcançar objetivos de desempenho 7 . -Administração é o alcance de objetivos organizacionais de maneira eficaz e eficiente graças ao planejamento, à organização, à liderança e ao controle dos recursos organizacionais 8 .

Administração é a utilização de todos os recursos organizacionais (pessoas, equipamentos, dinheiro, etc.), de forma planejada, organizada, dirigida e controlada, para o alcance dos objetivos da organização, que não poderiam ser alcançados por uma só pessoa (de forma autônoma).

todos esses conceitos convergem para um mesmo sentido, qual seja:

O que é Organização?

Organização é uma entidade estruturada, onde estão alocadas as pessoas e os recursos, que trabalham juntos para que os resultados (objetivos comuns) sejam alcançados. Perceba que há uma forte ligação entre os conceitos de administração e organização. Nada mais natural, tendo em vista que o papel do administrador é, de fato, cuidar da organização (ou de parte dela). Então, de um lado temos a administração, cujo papel é orientar e conduzir pessoas e recursos, para que objetivos sejam alcançados (a administração conduz a organização). De outro lado, temos a organização, que é o local onde essas pessoas e recursos encontram-se alocados para o desempenho das funções precípuas da administração.

Importante:

No âmbito da administração, a palavra “organização” é vista, principalmente, sob 02 ângulos diferentes (em outras palavras, possui 02 significados diferentes):

1- Organização, enquanto Entidade Estruturada: Conjunto de pessoas e recursos, que trabalham juntos para alcançarem objetivos comuns (o que acabamos de estudar).

2- Organização, enquanto Função Administrativa: É uma das funções administrativas que integram o processo organizacional (processo administrativo). Falaremos dela mais à frente.

2.1 - Ambientes Organizacionais

Os ambientes organizacionais podem ser classificados em 3 tipos:

-Ambiente Geral: É o “macro ambiente”. É composto por participantes que não sofrem interferência da organização, mas que influenciam a organização de maneira indireta. Exemplos: economia, política, tecnologia e demografia.

-Ambiente Operacional: Também chamado de ambiente competitivo, setorial, ou imediato, é formado por componentes que influenciam a organização de maneira direta. São os participantes que estão mais “próximos” da organização. Exemplos: clientes, fornecedores, concorrentes, agências reguladoras.

-Ambiente Interno: É composto pelos elementos internos da organização. Exemplos: funcionários, administradores, equipamentos, estrutura física e cultura organizacional.

2.2 - Estruturas Organizacionais

Organização Formal: É aquela pautada pela racionalidade e pela lógica. É o conjunto de normas que orientam o andamento dos processos organizacionais. A estrutura da organização e as funções são definidas em regulamentos e organogramas . Os relacionamentos no ambiente de trabalho se darão baseados na missão, visão e valores da organização. A organização formal é criada propositalmente para que a organização alcance seus objetivos.

Organização Informal: É aquela baseada na espontaneidade. Está associada a questões de ordem social e pessoal que os colaboradores da empresa compartilham dentro do ambiente organizacional. É formada por relações pessoais e pela afinidade entre os membros de uma organização. São aquelas “panelinhas” (ou grupos de amizade) que se formam dentro da empresa e não aparecem no organograma. Muitas vezes, pautam-se pelo status. São os próprios membros que definem quais comportamentos são positivos para o grupo (não existem regras ou manuais). Por exemplo: aquele grupo de colegas de trabalho que sempre estão juntos (no almoço, na festa da empresa, etc.).

A organização informal surge naturalmente e não possui objetivos claros.

Pode-se dizer que esse tipo organização transcende a organização formal. Em outras palavras, isso significa que a organização informal não está sujeita aos horários de trabalho, ao local físico do trabalho, às regras, e aos demais aspectos da organização formal.

2.3 - Níveis Organizacionais

As organizações podem ser divididas em três níveis: nível estratégico (ou institucional), nível tático (intermediário ou gerencial) e nível operacional.

Nível estratégico: É o nível mais elevado da hierarquia. É onde encontram-se os Diretores, os Presidentes, os CEO´s e outros gestores de cúpula da organização. Nesse nível, são discutidos temas que afetam a organização como um todo. São discutidos os objetivos gerais da organização. As decisões tomadas no nível estratégico norteiam o rumo da organização e estão relacionadas ao longo prazo. Nesse nível, são discutidos temas como: clima e cultura organizacional; estratégias da organização; mudança ambiental e comportamental do meio externo (clientes, concorrentes), entre outros. O nível estratégico está em contato direto e tem uma maior interação com o ambiente externo.

Nível tático: É o nível “intermediário”, ou nível gerencial. É o “elo de articulação” entre o nível estratégico e o nível operacional. No nível tático estão os gerentes e chefes de departamento. A função dos administradores deste nível é de interpretar as decisões tomadas no nível estratégico, e buscar meios para que estas decisões sejam implementadas pelo nível operacional. O foco se dá em unidades específicas da organização. Esse nível se preocupa, normalmente, com o médio prazo.

Nível operacional: É o nível administrativo mais baixo. É onde estão os supervisores. O foco é no curto prazo, no desempenho das tarefas. Os administradores desse nível devem se preocupar em colocar em prática o que foi estabelecido pelo nível tático. Para tanto, devem guiar e administrar seus subordinados (os funcionários e operários “chão de fábrica”) para que executem as atividades e desempenhem suas funções de maneira eficiente.

colocar em prática o que foi estabelecido pelo nível tático. Para tanto, devem guiar e administrar seus subordinados (os funcionários e operários “chão de fábrica”) para que executem as atividades e desempenhem suas funções de maneira eficiente. 3 - Processo Administrativo (Processo Organizacional)

Segundo Chiavenato 10 , a tarefa básica da administração é “interpretar os objetivos globais propostos pela organização e transformá-los em ação organizacional global por meio de planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da empresa a fim de atingir tais objetivos da melhor maneira possível. Assim, a administração é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar a aplicação das competências e o uso dos recursos organizacionais para alcançar determinados objetivos de maneira eficiente e eficaz.” A administração utiliza-se de um processo (de um método) para atingir seus objetivos. Esse processo é composto de algumas “etapas”, as quais chamamos de funções administrativas. As funções administrativas, quando consideradas conjuntamente, formam o processo administrativo. De acordo com Chiavenato, o processo administrativo é composto pelas seguintes funções administrativas: Planejamento, Organização, Direção e Controle (mnemônico: PODC – “pódicê”).

Por exemplo: Você decidiu que quer viajar para a Disney e, para isso, precisará trabalhar em dois empregos. Portanto, este é o seu planejamento: viajar para Disney (você definiu o objetivo) e trabalhar em dois empregos (definiu os meios necessários para atingir o objetivo). Então, você começa a procurar passagens aéreas, buscar o valor dos hotéis e dos parques, bem como organiza quantos dias vai ficar em cada lugar. Descobre que serão necessários 3 mil reais para passagens aéreas, 4 mil reais para parques, 6 mil reais para hotel e 2 mil reais para alimentação. Além disso, você estabelece que, para juntar dinheiro, das 7:00 as 13:00 trabalhará na padaria, e das 14:00 as 20:00 trabalhará na lanchonete. Você está organizando de que forma realizará seu objetivo de ir a Disney, ou seja, está estabelecendo os recursos necessários (quanto dinheiro irá precisar), está estabelecendo os meios (trabalhar na padaria e na lanchonete) e, por fim, está alocando os recursos disponíveis (nesse caso, seu “recurso disponível” é o seu “tempo disponível para trabalhar”, ou seja, seu recurso é a sua “mão de obra”, portanto, você está alocando seu tempo em cada um dos empregos que você irá exercer). Ora, ter dois empregos não é nada fácil. Porém, você quer muito ir à Disney, está motivado e emprega todos os seus esforços para colocar em prática tudo que você planejou e organizou. Podemos dizer que essa é a etapa da direção, a qual está intimamente ligada à motivação e à condução dos trabalhos (você está colocando em prática o que planejou e organizou, ou seja, está trabalhando nos dois empregos, e também está orientado e motivado para exercer suas atividades, no intuito de poder concretizar seu objetivo de ir à Disney). Por fim, não basta que você tenha dois empregos e ganhe bastante dinheiro, você deve CONTROLAR os seus gastos (evitar gastar dinheiro com bobagens), monitorar e avaliar o seu desempenho profissional (para não ser demitido), além de monitorar os valores das passagens e do hotel (para verificar se eles não estão subindo e saindo do seu orçamento). Ou seja, você acompanha se tudo está acontecendo conforme você planejou, organizou e dirigiu, para que, ao final, o seu objetivo de ir à Disney seja realizado. Esta é a função de controle.

Essas funções atuam de forma cíclica. Ou seja, as funções administrativas formam um ciclo administrativo.

Conforme vimos, cada uma dessas funções possui suas especificidades. Contudo, para Chiavenato, o processo administrativo é mais do que uma sequência cíclica, pois as funções estão relacionadas entre si. Portanto, pode-se dizer que o processo administrativo é cíclico, interativo e dinâmico ou seja, não é estático.

É necessário que cada etapa seja cumprida de forma satisfatória, para que os resultados sejam alcançados. Pense comigo, não iria adiantar se você planejasse (função de planejamento) sua viagem para Disney, mas não tivesse motivação (função de direção) para trabalhar em dois empregos. Ou então, não adiantaria você trabalhar motivado em dois empregos (função de direção), e não controlar (função de controle) se os gastos e os valores da viagem estão se mantendo conforme o planejado, organizado e dirigido. Estudaremos com maiores detalhes, nas próximas aulas do nosso curso, aspectos relacionados a essas funções administrativas.

__________ é a função administrativa que orienta e indica o comportamento dos indivíduos no sentido dos objetivos a serem alcançados; __________ é a função administrativa que busca assegurar se os objetivos pretendidos realmente foram alcançados; __________ é a função administrativa que determina antecipadamente o que se deve fazer e quais os objetivos a alcançar; __________ é a função administrativa que consiste no agrupamento das atividades necessárias para realizar aquilo que foi planejado.

A função organização relaciona-se à divisão do trabalho, atribuição de responsabilidades e atividades. É ela que agrupa as atividades e estabelece os meios e recursos necessários para se alcançar os objetivos. Relaciona-se, também, à alocação dos recursos.

4 - Papéis do Administrador (10 papéis de Henry Mintzberg)

Pois bem, a partir de agora veremos quais são os papéis dos administradores na organização. Henry Mintzberg 12 identificou 10 papéis específicos do administrador (papéis gerenciais), e os dividiu em três categorias: papéis interpessoais, papéis informacionais e papéis decisórios.

1- Papéis interPESSOAis:

Essas funções interpessoais são fundamentais para a eficácia do gestor, que precisa dominar a comunicação e a influência para garantir o bom funcionamento da equipe e o alinhamento com os objetivos da organização.

São aqueles que referem-se as funções que o administrador desempenha ao interagir com subordinados, superiores e clientes, tanto dentro quanto fora da organização. Esses papéis demonstram a habilidade do administrador influencia e se comunica com outras PESSOAs para a criação de um ambiente organizacional eficiente e produtivo.

Dividem-se em:

a- Papel de Símbolo / Representação: O administrador age como representante oficial da organização, sendo sua "face" em ocasiões formais, eventos e decisões importantes. Por exemplo: é o administrador que assina algum importante documento ou participa de eventos e cerimônias, simbolizando a entidade que lidera.

b- Papel de Liderança: Esse papel envolve guiar e inspirar os subordinados (orientar, influenciar e motivar sua equipe). O administrador é responsável por direcionar as pessoas a realizar suas tarefas de maneira eficaz para concretização dos objetivos organizacionais.

c- Papel de Elemento de Ligação:Ele é o “contato” da organização. O administrador atua como um elo de ligação entre a organização e o ambiente externo, construindo e mantendo uma rede de contatos com clientes, fornecedores e outros stakeholders. Ele facilita a troca de informações e promove a cooperação entre as partes envolvidas.

2- Papéis INFORMAcionais:

Os papéis informacionais referem-se à forma como o administrador coleta, processa, dissemina e produz informações, sendo essencial para a tomada de decisões e para o funcionamento eficiente da organização. Esses papéis mostram como o administrador lida com o fluxo de informações, tanto internamente quanto externamente.

a- Monitor: O administrador atua como um "coletor" de informações, buscando dados relevantes sobre o ambiente interno e externo da organização. Ele faz isso por meio de sua rede de contatos (aquela mesma rede que ele construiu como “elemento de ligação”), além de fontes como notícias, relatórios e outras publicações, para se manter informado sobre tendências e mudanças que possam impactar a organização.

b- Disseminador: O administrador tem a responsabilidade de compartilhar informações dentro da organização, garantindo que as decisões e orientações da alta cúpula (nível estratégico) sejam transmitidas de maneira clara para os subordinados, especialmente aqueles no nível operacional, assegurando que todos estejam cientes das metas e estratégias organizacionais, permitindo que atuem de forma alinhada e coordenada em suas atividades.

Esse papel é crucial para manter a coesão e o fluxo adequado de informações, ajudando a transformar planos estratégicos em ações operacionais eficientes.

c- Porta-voz: O administrador comunica informações da organização para o ambiente externo. Ele atua como representante da empresa em reuniões, entrevistas ou eventos públicos, transmitindo dados e posicionamentos da organização a stakeholders, mídia e outras partes interessadas. Por exemplo, é o administrador que transmite a informação em uma coletiva de imprensa, em uma entrevista em um programa de televisão, ou até mesmo em uma reunião com acionistas da organização.